Электронные транспортные накладные с 2022 года: для кого обязательно, как перейти

0
17

С 2022 года запускается государственная информационная система (ГИС) электронных перевозочных документов. Все участники рынка перевозок, включая логистические, экспедиционные, транспортные компании и крупные грузоотправители и грузополучатели должны будут оформлять документы в электронном формате с регистрацией в системе.

Перейти на электронный документооборот обязаны компании, работающие на рынке грузоперевозок. Подключение к системе начнется после 1 января 2022 года через операторов электронного документооборота, одобренных Минтрансом.

Алгоритм работы с электронными документами

Алгоритм работы с электронными документами довольно простой. Он укладывается в логику обычной программы с доступом через интернет. Бухгалтерам, сдающим отчетностью через операторов ЭДО, буде несложно разобраться с электронными накладными.

  • Грузоотправитель формирует накладную в своей бухгалтерской системе, которую нужно будет интегрировать с ГИС через оператора ЭДО.
  • В накладной указываются данные о перевозчике, грузополучателе, водителе и параметрах груза.
  • Накладная подписывается ответственным за отгрузку квалифицированной электронной подписью (КЭП).
  • Сформированная накладная попадает в ГИС через оператора ЭДО.
  • Эту накладную видят в ГИС перевозчик и грузополучатель (эти данные были внесены в поля электронной накладной).
  • После того, как товар прибыл, Грузополучатель открывает накладную в системе, подтверждает приемку груза и подписывает накладную электронной цифровой подписью со своей стороны.
  • Отказ в приемке, замечания вносятся с дополнительные поля системы.
  • Подписанная Грузополучателем накладная видна Грузоотправителю и перевозчику в системе.
  • Водитель, который непосредственно перевозит груз, может отслеживать документооборот с помощью специального приложения, которое нужно установить на свой смартфон или планшет. 
  • В этом же приложении он может открыть накладную, добавить свои замечания. Водителю, как и всем другим сотрудникам, ответственным за доставку груза понадобится электронная цифровая подпись.
  • Работникам, участвующим в системе электронного документооборота по перевозке грузов (водителю, кладовщику, экспедитору и т.п.) нужно оформить электронные цифровые подписи для работы в системе. Водителя, скорее всего, придется обеспечить корпоративным смартфоном и/или планшетом.

    Электронная транспортная накладная

    Новая форма транспортной накладной утверждена с 2022 года. Электронная форма – это та же бумажная, только в цифровом формате. Заполнять ее нужно будет в системе, добавляя сведения в поля формы накладной.

    Больше по теме:

    С 2022 года – новые транспортные накладные: бумажная и электронная

    Электронная транспортная накладная имеет такой же статус, как и бумажная. Она подтверждает расходы на доставку груза.

    Если компания подключена с ГИС и перешла на электронный документооборот, бухгалтерии не нужно распечатывать транспортные накладные и хранить их на бумаге.

    Кто обязан перейти на электронные транспортные накладные и когда

    Обязательный переход на электронные транспортные накладные намечен на 1 января 2023 года.

    В 2022 году подключение к ГИС – дело добровольное.

    Но, очевидно, что крупным грузоотправителям и грузополучателям, логическим и транспортным компаниям, лучше не откладывать и подключаться к системе сразу, как только ее запустят в полном режиме.

    Пока пользователей в системе будет немного, можно спокойной отладить электронный документооборот в своей компании и обучить персонал. Не секрет, что даже такой большой ресурс как госуслуги, подвисал при большом наплыве пользователей, например, в день сдачи отчетов о вакцинированных работниках.

    Больше по теме:

    Только в цифровом виде. Какие документы нельзя направить в ФНС на бумаге?

    Как подготовится к ЭДО с электронными транспортными накладными

    Переход на ЭДО пройдет спокойно в рабочем режиме, если к нему подготовится заранее. Вот несколько советов, что нужно сделать.

  • Проверить, как сейчас оформляется отгрузка-приема товаров и составить список работников, участвующих в этом процессе. При необходимость какие-то процессы оптимизировать.
  • Оформить за счет компании квалицированные подписи для работников. Напоминаем, что трудовое законодательство запрещает, требовать ЭЦП от работника. Лучше всего оформлять подписи через ФНС.
  • Проверить на каком оборудовании и в каких системах работают сотрудники, отвечающие за отгрузку и доставку грузов. Возможно кладовщикам, водителям или менеджерам нужно будет заменить ПК или докупить смартфоны или планшеты.
  • Выбрать оператора ЭДО из списка, который утвердить Минтранс (после 1 января 2022 года). Согласовать с оператором возможность интеграции системы с вашей бухгалтерской программой.
  • Подключится к ГИС электронных перевозочных документов.
  • Провести обучение или консультирование работников, участвующих в отгрузке-приемке товаров.
  • Подписать соглашения об обмене электронными документами: одно — с транспортной или экспедиционной компанией, второе – с грузоотправителем или грузополучателем.
  • Чего ожидать от ЭДО в перевозках

    Электронный документооборот позволит избавится от потери документов, неправильного их оформления, даст возможность отслеживать доставку и отказаться от бумажных архивов.

    Но, при этом за работу с ГИС через оператора ЭДО придется регулярно платить. От 3 000 рублей в год по состоянию на 2022 год.

    Возможно, придется оплачивать ЭЦП для работников, налоговая предоставляет бесплатно ограниченное число подписей.

    Вероятно, придется закупать программное обеспечение и смартфоны (планшеты), как минимум, для водителей.

    Источник: buhgalteria.ru

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here