Комментарий к ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»: построчно

1. В случаях, установленных нормативными актами Центрального банка Российской Федерации, принимаемыми в соответствии с Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 50, ст. 7344; 2019, № 30, ст. 4149) (далее — Федеральный закон «О бухгалтерском учете»), кредитные и некредитные финансовые организации, регулирование деятельности которых осуществляет Центральный банк Российской Федерации, не применяют пункты 5 — 7, 22 настоящего Стандарта.

Кто обязан применять ФСБУ 27/2021

ФСБУ 27/2021 обязаны применять почти все российские организации. Согласно пункт1 и пункту 3 статьи 1 стандарт не распространяется на:

1. Индивидуальных предпринимателей и частнопрактикующих нотариусов и адвокатов, если он ведут налоговый учет.

2. Структурные подразделения иностранных компаний, которые работают в РФ на основании и ведут только налоговый учет.

3. Предприятия бюджетной сферы.

4. Кредитные и некредитные финансовые организации, деятельность которых регулирует ЦБ РФ.

4. Документы бухгалтерского учета должны быть составлены на русском языке, за исключением случаев, установленных абзацем вторым настоящего пункта и в абзацем первым пункта 6 настоящего Стандарта.

5. Первичный учетный документ, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык, за исключением случая, установленного абзацем первым пункта 6 настоящего Стандарта.

6.В случае если законодательство или правила страны — места ведения деятельности за пределами РФ требуют составления документов бухгалтерского учета на языке данной страны, то такие документы составляются на соответствующем иностранном языке.

При этом регистр бухгалтерского учета, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык.

На каком языке можно составить первичный документ

Первичный документ, который бухгалтерия принимает к учету должен быть составлен на русском языке. Если документ поступил на иностранном языке нужно сделать к нему построчный перевод.

Стандарт предусматривает только один случай, когда можно принять к учету документ на иностранном языке. Это когда российская компания ведет деятельность за рубежом и законодательство этой страны требует наличия документа на официальном языке. Но и в этом случае при внесении документа в регистры, нужно составлять перевод на русский язык.

7. Величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета записывается в регистрах бухгалтерского учета в рублях независимо от валюты факта хозяйственной жизни и (или) места ведения деятельности экономическим субъектом, за исключением случая, указанного в абзаце втором настоящего пункта.

Величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета, стоимость которых выражена в иностранной валюте, записывается в регистрах бухгалтерского учета одновременно в такой валюте и в рублях, если иное не установлено федеральными стандартами бухгалтерского учета, принимаемыми в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

Какой может быть валюта первичного документа

Денежное измерение в первичном документе должно быть обозначено рублями.

Если документ изначально составлен в валюте, сумму нужно перевести в рубли по курсу ЦБ на день операции и указать в документе обе суммы: в валюте и в рублях.

8. При указании реквизитов, предусмотренных частью 2 статьи 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — обязательные реквизиты), в первичном учетном документе:

а) в качестве даты составления первичного учетного документа указывается дата его подписания лицом (лицами), совершившим (совершившими) сделку, операцию и ответственным (ответственными) за ее оформление, либо лицом (лицами), ответственным (ответственными) за оформление совершившегося события;

б) в случае отличия даты составления первичного учетного документа от даты совершения факта хозяйственной жизни, оформляемого этим первичным учетным документом, указывается также информация о дате совершения факта хозяйственной жизни;

в) в случае включения обязательных реквизитов в первичный учетный документ на основании другого документа, содержащего информацию о факте хозяйственной жизни (далее — оправдательный документ), указывается информация, позволяющая идентифицировать соответствующий оправдательный документ.

Дата составления документа

По общим правилам датой составления документа считается дата подписания его ответственным лицом.

Если между датой подписания документа и датой операции есть временной разрыв, нужно указать обе даты: и дату подписания и дату совершения операции.

Первичных документ может быть составлен на основании других документов, подтверждающих факт оплаты, покупки и т.п. Например, авансовый отчет составляется на основе кассовых и товарных чеков. А, сотрудник, ездивший в командировку, прилагает к своему отчету билеты и чеки. Такие документы по ФСБУ 27/2021 теперь называются «оправдательными».

Обратите внимание, этот термин впервые появляется в бухучете.

В первичном документе, составленном на основе оправдательных, нужно указать все их реквизиты, чтобы можно было точно и однозначно идентифицировать документ.

В самом оправдательном документе могут быть не все обязательные реквизиты первичного документа , предусмотренные законом № 402-ФЗ.

9. При составлении экономическим субъектом первичных учетных документов допускается:

а) оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учетным документом;

б) оформлять длящиеся факты хозяйственной жизни (в частности, начисление процентов, амортизация активов, изменение стоимости активов и обязательств), а также повторяющиеся факты хозяйственной жизни (в частности, поставка товара, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору) первичными учетными документами, составляемыми с периодичностью, определяемой экономическим субъектом исходя из существа факта хозяйственной жизни и требования рациональности, предусмотренного Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 6 октября 2008 г. № 106н (в частности, сутки, неделя, месяц, квартал), при условии их составления на отчетную дату;

в) оформлять ряд сделок, заключенных участником биржевых торгов, по договорам с разными контрагентами одним первичным учетным документом;

г) использовать в качестве первичных учетных документов документы, составленные или полученные в процессе деятельности экономического субъекта, в частности, для оформления его гражданско-правовых отношений с контрагентами, работниками, государственными органами, для управления экономическим субъектом (в частности, договор, кассовый чек, квитанция об оплате, авансовый отчет, судебный акт, торговый товарный счет) при условии, что указанные документы содержат все установленные частью 2 статьи 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» обязательные реквизиты первичного учетного документа.

Документы по длящимся и однотипным сделкам

Бухгалтерии разрешено одним документом оформлять несколько операций. В ФСБУ указаны три таких случая:

1. Если бухгалтерия отражает в учете нескольких связанных или повторяющихся фактов хозяйственной жизни.

2. Если оформляются нескольких биржевых сделок, заключенных одним участником торгов.

3. Если бухгалтерии нужно отразить длящихся операции.

Таким образом, одним первичным документом можно оформить несколько связанных операций. Например, когда по договору неразрывно связаны транспортировка и экспедирование.

Одним документом можно оформить:

—    длящиеся операции, например, начисление процентов, амортизация активов,

—    регулярно повторяющиеся, например, отгрузка товаров партиями по одному долгосрочному договору. Периодичность составления общих документов может любой: еженедельно, ежемесячно, ежеквартально.

Важно, чтобы такие сводные документы были готовы к моменту подготовки и сдачи отчетности.

Перечень учетных документов, которые применяются бухгалтерией  зависит от особенностей конкретной сделки .

Как правило, это:
—    договор;
—    счет;
—    платежные документы;
—    товарная накладная;
—    акт сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг);
—    бухгалтерская справка.

ФСБУ 27/2021 разрешает использовать в качестве первичных, многие документы, которые бухгалтеры традиционно к таковым не относят. Например, судебный акт, торговый товарный счет. Главное, чтобы документ содержал все обязательные реквизиты первичного учетного документа поименованные в статье 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

10. Система регистров бухгалтерского учета, принятая экономическим субъектом, должна обеспечивать:
а) полноту информации (получение информации, необходимой всем заинтересованным пользователям);
б) отражение объектов бухгалтерского учета в хронологической последовательности (далее — хронологическая запись) и систематическое накапливание информации о них на счетах бухгалтерского учета (далее — систематическая запись);
в) ведение бухгалтерского учета на синтетических счетах (далее — синтетический учет) и аналитических счетах (далее — аналитический учет);
г) системность информации (взаимосвязь хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учета, учетной и отчетной информации);
д) обоснованность учетных записей (соответствие данным первичных учетных документов);
е) достоверность информации (полнота и точность представления объектов бухгалтерского учета);
ж) своевременность информации (формирование информации об объектах бухгалтерского учета в период, когда эта информация необходима ее пользователям);
з) юридическую значимость учетных записей (свойство учетных записей выступать в качестве подтверждения объектов бухгалтерского учета, включая свершившиеся факты хозяйственной жизни).

11. Правильность отражения объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие регистры бухгалтерского учета.

12. Экономический субъект вправе включать в документ бухгалтерского учета реквизиты, являющиеся дополнительными к обязательным реквизитам, установленным частью 2 статьи 9 ФЗ «О бухгалтерском учете».

Система регистров бухгалтерского учета

Система регистров бухгалтерского учета, принятая в компании, должна обеспечивать всестороннюю и объективность и достоверность учета. Что это значит рассмотрит по пунктам.

Полнота информации. Это означает, что все, кому могут понадобится данные бухучета, должны получить полную информацию. В первую очередь, руководители, собственники, инвесторы, налоговая и т.п.

Хронология. Все операции должна отражать в учете в хронологическом порядке. Нельзя списать непринятый товар.

Информация на счетах должна накапливаться   систематически.

Системность. Синтетические и аналитические счета.

К основным «объемным» счетам бухучета нужно ввести аналитические счета, которые дают возможность «видеть» картину в разрезе объектов учета. Например, важно видеть отгрузки не только по всем товарам и всем партнерам на определенную дату, но и отгрузки по каждому товару и конкретному партнеру.

Как правило, бухгалтеры ведут аналитику по счету  60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в разделе партнеров, по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в разрезе работников.

Большое количество аналитических счетов может быть открыто к счету 10 «Запасы» или 41 «Товары» по видам и типам.

Сводные данные аналитического учета должны полностью соответствовать итоговым записям по синтетическим счетам, а данные учетных регистров — строкам бухгалтерской отчетности.

Обоснованность учетных записей.

Все бухгалтерские записи делаются на основании первичных документов.

Сведения, внесенные в ПО по бухучету должны отражать те данные, которые указаны в первичном документе.

Своевременность. Факты хозяйственной деятельности нужно отражать в учете на момент их свершения, если это невозможно — в кратчайший срок и не позднее того момента, когда необходимую информацию запросит руководство компании или налоговая.

Юридическая значимость. Первичные документы должны соответствовать требованиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021.

Документы должны содержать все обязательные реквизиты и составляться по утвержденным формам, если таковые приняты.

Ответственность за правильное отражение операций в бухгалтерском учете возложена на лиц, составивших и подписавших регистры бухгалтерского учета.

13. Записи в документах бухгалтерского учета, составляемых на бумажном носителе, должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение срока хранения документов бухгалтерского учета не меньшего, чем установленный статьей 29 ФЗ «О бухгалтерском учете (в частности, краской, чернилами, шариковой ручкой).

При создании документов бухгалтерского учета на бумажном носителе запрещается производить записи средствами, не обеспечивающими сохранность этих записей (в частности, простым карандашом).

Подписание бумажных документов

Первичные документы, составленные на бумаге, должны быть подписаны так, чтобы подписи сохранялись, не размывались длительное время. То, которое установлено для хранения документов.

Для бухгалтерских документов минимальный срок храпения 5 лет.

Подписывать документы «ненадежными» средствами, например, карандашом, запрещено.

Также нельзя применять средства механической коррекции — коррекционные карандаши, стирательные резинки, замазки и прочее.

14. При составлении документов бухгалтерского учета в виде электронных документов должна быть обеспечена возможность изготовления копий таких документов на бумажном носителе.

15. Экономический субъект должен обеспечить однократность принятия к бухгалтерскому учету первичного учетного документа.

16. Перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, устанавливается руководителем экономического субъекта.

17. Виды электронной подписи документов бухгалтерского учета, составляемых в виде электронного документа, устанавливаются экономическим субъектом из числа предусмотренных Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами.

Виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением экономического субъекта с данными участниками электронного взаимодействия.

Электронные документы и ЭЦП

Составлять электронные документы можно только в том формате, которые позволяет его распечатать без искажений и замарываний, потери формы.

Первичный документ можно принять к бухгалтерскому учету только один раз.

Список лиц, которые имеют право подписывать документ бухгалтерского учета, устанавливается организацией самостоятельно.

Как правило, подписывает бухгалтерские документы руководитель компании и сотрудники, которым он предоставил такое право по доверенности.

Для подписания электронного документа может использоваться:
—    простая электронная подпись,
—    усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП)
—    усиленная квалифицированная подпись (УКЭП).

Простую электронную подпись применяют редко, она не обеспечивает защиту документа от изменений.

УНЭП и УКЭП выбирают в зависимости от требований законодательства, правил делового этикета либо по договоренности с партнерами.

Если законодательством установлено применение УКЭП, как например, при заключении, изменении или расторжении трудового договора в электронном виде, применять печать по-проще нельзя.

18. Допустимые способы исправления документов бухгалтерского учета устанавливаются экономическим субъектом с учетом требований настоящего Стандарта, за исключением случаев, когда в соответствии с законодательством Российской Федерации или принятыми в соответствии с ним правилами внесение исправлений в документы бухгалтерского учета запрещено.

19. Исправление в документе бухгалтерского учета производится таким образом, чтобы были ясны ошибочные и исправленные данные. Оно должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении первичного учетного документа) или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра бухгалтерского учета), внесших это исправление, с указанием их должностей, фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

20. Допускается исправление документа бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа, путем составления нового (исправленного) электронного документа. При этом новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении первичного учетного документа) или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра бухгалтерского учета), с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.

21. Исправление в документе бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, производится путем зачеркивания ошибочного текста или суммы и указания исправленного текста или суммы над зачеркнутым.

Зачеркивание производится чертой таким образом, чтобы можно было прочитать ошибочный текст или сумму.

Исправление в документе бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, должно сопровождаться надписью «Исправлено» и содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении первичного учетного документа) или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра бухгалтерского учета), в котором произведено исправление, с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Исправления в виде подчисток (в частности, замазывания, стирания) в документе бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, не допускаются.

22. Исправление в регистре бухгалтерского учета может также производиться путем внесения в него исправительной записи по счетам бухгалтерского учета. Исправительная запись производится в форме записи на ту же сумму, что и ошибочная запись (часть суммы ошибочной записи), но со знаком минус (сторнировочная запись), либо в форме записи на сумму, дополняющую сумму ошибочной записи до правильной величины (дополнительная запись).

Как исправлять ошибки в первичных документах

По ФСБУ 27/2021 исправлять ошибки в первичных документах на бумаге можно только корректурным способом: зачеркнув ошибочный текст или сумму и вписав правильные данные над зачеркнутыми.

Причем, зачеркивать неверные данные нужно так, чтобы их можно было прочитать.

Если раньше можно было заменить неправильно составленный первичный документ на бумаге новым, теперь это запрещено.

Новым документом может быть заменен только первичный документ, составленный в электронном формате. При этом новый документ должен содержать:

—    указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа;

—    дату исправления;

—    электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ с указанием должностей, фамилий и инициалов.

Исправленный документ нужно заверить электронными подписями тех же лиц, которые подписали исходный. Бухгалтерская программа должна быть настроена так, чтобы исходный и исправленный документы нельзя было использовать отдельно друг от друга.

Алгоритм исправления бумажного документа:

1. Ошибочный текст или цифру зачеркнуть так, чтобы они были видны и читаемы.

2. Новый текст или цифру вписать сверху.

3. Проставить надпись «исправлено» и указать дату правки и лиц, ответственных за документ.

Алгоритм исправления электронного документа:

1. Взамен неправильного электронного составить новый, правильный.

2. В исправленном документе сделать пометку «исправленный» и сослаться на исходный документ.

3. Исправленный документ подписать ЭЦП лица, ответственного за составление и исправление этого документа. Это должно быть одно и то же лицо.

4. В бухгалтерской программе соединить эти документы неразрывно, чтобы исходный и исправленный нельзя было применить отдельно.

23. Экономический субъект должен хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.

24. Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.

25. Экономический субъект должен хранить документы бухгалтерского учета, а также данные, содержащиеся в таких документах, и размещать базы указанных данных на территории Российской Федерации.

В случае если законодательство или правила страны — места ведения деятельности за пределами Российской Федерации требуют хранения документов бухгалтерского учета на территории данной страны, то такое хранение должно быть обеспечено.

26. Доступ к первичным учетным документам, принятым к бухгалтерскому учету, а также к регистрам бухгалтерского учета предоставляется в порядке, установленном экономическим субъектом, с обязательным информированием главного бухгалтера или иного должностного лица экономического субъекта, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор оказания услуг по ведению бухгалтерского учета.

27. В случае утраты документов бухгалтерского учета (в частности, гибели, пропажи), а также их порчи, приводящей к невозможности использования, экономический субъект должен принять все возможные меры по их восстановлению.

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов и отчетности составляет 5 лет по статье 29 Закона № 402-ФЗ.

Для отдельных видов документов установлен более длительный срок хранения. В частности, документы по кадрам и заработной плате нужно хранить 50 лет.

Бумажные документы нужно хранить в подлинниках.

Электронные документы хранятся в информационной базе.

Хранить документы нужно в том формате, в котором они были составлены изначально.

Бумажные документы нельзя уничтожать до истечения срока хранения даже если перевели их в электронный формат, отсканировав.

Российская организация, которая перешла на электронный документооборот, обязана хранить электронные базы данных с документами на территории РФ. Зарубежные компании обязаны соблюдать законодательство своей страны.

Порядок доступа к бухгалтерским документам для внутренних и внешних пользователей определяет руководитель организации.

28. Документооборот в бухгалтерском учете организуется руководителем экономического субъекта.

29. Организация документооборота в бухгалтерском учете должна обеспечивать:

а) своевременное отражение объектов бухгалтерского учета в бухгалтерском учете, в том числе передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета и составление на их основе бухгалтерской (финансовой) отчетности;

б) предотвращение несанкционированного доступа к документам бухгалтерского учета.

30. Своевременное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие указанные документы.

График документооборота

С 1 января 2022 года не обязательно составлять график документооборота.

Но, несмотря на это бухгалтерия обязана обеспечить:
1.Своевременное поступление первичных документов в бухгалтерию.
2.Своевременное отражение в учете и формирование бухгалтерской отчетности
3.Защиту информации, содержащейся в бухгалтерских документах.

Исходя из того, что ответственности на бухгалтерах по-прежнему много, хотя бы минимальные правила для менеджеров, ответственных за сдачу документов бухгалтерию лучше составить.